แนวทางการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ ในสถาบันอุดมศึกษา : กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยขอนแก่น

Abstract

การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อศึกษาสภาพปัจจุบันของการจัดการเอกสารจดหมายเหตุและแนวทางการจัดการเอกสารจดหมายเหตุของสถาบันอุดมศึกษา : กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยขอนแก่น ในด้านนโยบายเกี่ยวกับการจัดหา ประเภท วิธีการได้มา รูปแบบการจัดการ และโครงสร้าง การบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุ โดยใช้วิธีการวิจัยแบบกรณีศึกษา (Case study) เก็บรวบรวมข้อมูลโดยการสัมภาษณ์ผู้ใช้ และผู้ปฎิบัติงานด้านจดหมายเหตุ และวิเคราะห์ระบบปัจจุบันของการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ ผู้ให้ข้อมูล คือ ผู้ใช้บริการจดหมายเหตุประกอบด้วย ผู้บริหารมหาวิทยาลัย และกลุ่มผู้ใช้อื่นๆ ได้แก่ นักศึกษาปริญญาเอกและโท อาจารย์และบุคลากร การเลือกผู้ให้ สัมภาษณ์เลือกจากผู้มีสถิติการเข้าไปใช้เอกสารจดหมายเหตุ จำนวน 27 คน ข้อมูลที่ได้เป็นข้อมูลเชิงคุณภาพโดยนำมาวิเคราะห์ ตีความ และสรุปความ เป็นผลการวิจัยได้ดังนี้
ปัจจุบันการจัดการเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยขอนแก่น ได้มอบหมายให้กลุ่มภารกิจพิพิธภัณฑ์และหอจดหมายเหตุ สำนักวิทยบริการ เป็นผู้รับผิดชอบ โดยมีการจัดเก็บทรัพยากรจดหมายเหตุ 3 ประเภท คือ เอกสารจดหมายเหตุ จดหมายเหตุโสตทัศน์ และสิ่งพิมพ์มหาวิทยาลัย ขอนแก่น ซึ่งเอกสารจดหมายเหตุเหล่านี้ได้มาจาก การขอความอนุเคราะห์ปีละ 1 ครั้ง ยังไม่มีระเบียบในการจัดหา กระบวนการวิเคราะห์และประเมินคุณค่าที่ชัดเจน ในส่วนของ แนวทางการจัดการจดหมายเหตุ ผู้บริหารและผู้ใช้อื่นๆ เห็นว่ามหาวิทยาลัยควรกำหนดนโยบายการจัดการ จดหมายเหตุ โดยให้มีหน่วยงานที่รับผิดชอบซึ่งอาจเป็นหน่วยงานภายใต้สำนักวิทยบริการ หรือเป็นหน่วยงานอิสระก็ได้ แต่ต้องให้มีการจัดระบบ การบริหารจัดการจดหมายเหตุ ให้ผู้ใช้เข้าถึงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่วนรูปแบบการบริหารจัดการควรเป็นรูปแบบผสมผสาน โดยใช้หลักการ ของการจัดการแบบหอจดหมายเหตุแบบดั้งเดิม หลักการของคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันและหลักการของหอเกียรติคุณ ประเภทของเอกสาร จดหมายเหตุที่จัดเก็บควร เป็นทั้งเอกสารที่สิ้นกระแสการปฎิบัติงานและเอกสารที่ยังอยู่ในกระแสการปฎิบัติงาน ซึ่งประเมินแล้วว่ามีคุณค่าต่อมหาวิทยาลัย จำแนกเป็น 3 กลุ่ม คือ เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร จดหมายเหตุโสตทัศน์ และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การได้มาซึ่งเอกสารจดหมายเหตุเหล่านี้ มหาวิทยาลัยควรออกระเบียบให้หน่วยงานในสังกัดมอบเอกสารที่สิ้นกระแสการปฎิบัติงาน และเอกสารปัจจุบันให้แก่หน่วยงานที่รับผิดชอบ รวมทั้งจัดตั้งคณะกรรมการรับผิดชอบด้านการประเมินคุณค่าของจดหมายเหตุ ก่อนนำไปจัดเก็บและให้บริการยังหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยขอนแก่นต่อไป