ผลกระทบของกลยุทธ์การจัดการเอกสารส่วนบุคคลต่อการจัดการเอกสารของกลุ่ม (Effects of Different Personal Document Management Strategies on Group Document Management)

Abstract

การศึกษาผลกระทบของกลยุทธ์การจัดการเอกสารส่วนบุคคลต่อการจัดการเอกสารกลุ่ม โดยทดลองกับกลุ่มตัวอย่างที่ถูกคัดเลือกแบบเจาะจงจำนวน 90 คน ตามประเภทการจัดการเอกสารส่วนบุคคลของเฮนเดอร์สันและศรีนิวาสัน พบว่าจำนวนคลิกไฟล์และโฟลเดอร์มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญทางสถิติ โดยการจัดเก็บเอกสารที่เป็นหมวดหมู่ของกลยุทธ์แบบ Filing และ Structuring ส่งผลให้จำนวนคลิกไฟล์และโฟลเดอร์มีค่าสูง แต่เป็นการจัดเก็บเอกสารที่ช่วยให้ทุกกลยุทธ์สามารถค้นหาได้ง่าย ใช้เวลาน้อยในการค้นหา และมีความถูกต้องสูงกว่ากลยุทธ์แบบ Piling ผลการวิจัยพบว่า กลยุทธ์แบบ Structuring มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสารมากที่สุด ขณะที่แบบ Piling เป็นวิธีที่ขาดประสิทธิภาพมากที่สุด หากต้องการเพิ่มประสิทธิภาพของกลยุทธ์แบบ Piling ควรจัดเก็บเอกสารภายใต้โครงสร้างที่มีระดับความลึกไม่สูง โดยผู้ใช้งานสามารถมองเห็นชื่อโฟลเดอร์ได้ในคราวเดียวกันตั้งแต่ระดับบน ผลการทดสอบสมมติฐานพบว่าคนที่มีกลยุทธ์การจัดการเอกสารส่วนบุคคลต่างกันทำให้การจัดการเอกสารของกลุ่มแตกต่างกัน แต่ไม่สามารถระบุได้ว่ากลยุทธ์คู่ใดทำงานร่วมกันจะมีประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีกว่ากัน ตลอดจนไม่สามารถระบุได้ว่ากลยุทธ์เหมือนกันทำงานร่วมกันจะมีประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีกว่าคนที่มีกลยุทธ์ต่างกันทำงานร่วมกัน

ABSTRACT

This research investigated the impact of an individual’s document management strategy on group document management. Ninety participants were purposively recruited based on Henderson & Srinivasan’s types of document management strategy. Results showed that the number of clicks on files and folders was statistically significant among different groups of document management strategy. The number of clicks was high for filing and structuring strategy as these strategies organized documents into structured categories. For all types of document management strategy, finding contents organized by the filing and structuring strategy was easier, more accurate and took less time than searching for materials kept by piling strategy. The structuring strategy was the most effective document management approach while the piling strategy was the least effective. To improve the piling strategy, documents should be kept in a flat hierarchical structure that allowed users to easily see all top-level folder names. The hypothesis testing revealed that different personal document management strategy yielded different group document management approach. However, the research findings could not identify which pair of strategy would collaborate more effectively. The results also could not firmly state whether a pair with same strategy would work together more effectively than a pair with different strategy or vice versa.